リモートワークなど、多様な働き方がすっかり浸透しました。企業の側からも、必要な時に必要な業務を委託したいというニーズが増加しています。

そこで今、オンライン秘書が注目されています。オンライン秘書とは、リモートで「書類作成」や「アポイント調整」などの秘書業務を行うものです。日本での利用率はまだそれほど高くないものの、場所や時間を限定しない柔軟さは依頼する側・される側双方にメリットがあるため、今後の需要が見込まれます。今なら、未経験者であってもデータ入力などからスタートし、スキルアップしていくことも可能です。

オンライン秘書に、チャレンジしてみませんか。

この記事でわかること

秘書業務をリモートで行うオンライン秘書という働き方には、場所や時間を選ばない柔軟さがあります。未経験からでも始められるオンライン秘書の業務内容や必要なスキルの紹介と、オンライン秘書として働く方法、安定した収入を得るためのポイントを解説します。

オンライン秘書とは？

オンライン秘書は、秘書業務をインターネット経由でリモートにより行うものです。企業や個人事業主をサポートする業務内容は、通常の秘書と変わりません。大きな違いは場所を問わず働けることです。雇用形態によっては時間も自由になる場合があります。

コロナ禍を経てリモートワークが一般的になったこと、柔軟な働き方を求める人が増えたこと、企業側には雇用ではなく委託したいというニーズもあることから、今、注目されている働き方の一つです。企業から雇用されるか、業務受託するかによって働き方は変わります。

オンライン秘書の業務内容

オンライン秘書の業務は多岐に渡ります。

オンライン秘書業務内容　代表例

オンライン秘書に必要なスキルは何か？

オンライン秘書にとって必要なスキルはさまざまですが、一般的な秘書と同等以上のスキルは必要です。また、秘書に限らず社会人として当然のスキルやマナーも必要であり、そのベースがないと信用してもらえません。

オンライン秘書は基本的にリモートワークが多いため、PCスキルも大切になります。Web会議のための設定、操作を求められる場合もあります。

PCスキル

他にも経理スキル、語学力、各業界での経験などを求められる場合があります。また責任感や気配りなど社会人としての基礎力、人間性も重要です。

最近、AIがあれば秘書はいらないのでは？という意見が聞こえるようになってきました。確かにAI技術の進歩は目覚ましく、文書作成などの精度が日に日に上がっています。

しかし、どの分野でも、今後必要な人材は二極化していくと考えられています。秘書業務においても、人からAIに完全に代替できるわけではなく、AIを使いこなせる秘書が求められるようになるでしょう。AIにできることはAIに指示し、人はそこに付加価値をつけます。AIの得意分野はデータ入力、リサーチ、文書作成など定期的でルールに基づくものです。反対にAIができないことは共感、気配りや総合的判断です。これらを上手にミックスすることができる人が、これからは求められるでしょう。

オンライン秘書を発注する側のメリット

企業や個人事業主がオンライン秘書を利用するメリットです。

オンライン秘書 企業側のメリット

オンライン秘書になるための方法

オンライン秘書として働き始めるために利用できるサービスや方法を紹介します。

①クラウドソーシングサイトを利用する

インターネットを通じて仕事を受注・発注できるプラットフォームを利用します。プラットフォームには短期・単発の案件から長期・継続の案件まで幅広い業務があるため、自分に適したものを選べます。まずはデータ入力から、まずは週末のみ、というように副業として始める際にも利用しやすいです。

②エージェントサービスに登録する

人材紹介会社、人材派遣会社といったエージェントサービスに登録をして、オンライン秘書の業務を紹介してもらいます。エージェントサービスの利用は、間に入っている会社からのサポートを得られる点が良いところです。会社によってはカウンセリングや研修制度もあり、未経験者でも始めやすいです。

③SNSを利用する

SNSを通じて求人を見つけて応募したり、自分から発信したりして仕事につなげます。特定のスキルがある場合に特に有効な方法です。

④営業、紹介

オンライン、オフライン問わず、自ら働きかけて、知人や取引先から仕事を紹介してもらいます。自分の人となりや業務内容を知っている人からの紹介は、お互いに安心できる要素になります。

オンライン秘書の課題を理解し対応する

業務を受注した後は、受注側と発注側のどちらも満足できる業務を目指しましょう。オンライン秘書業務は、リモートワークで完結する便利さがある一方で、ちょっとした認識違いをしたまま進んでしまうと、最終的に大きな問題となりかねません。一般的なオンライン秘書の課題を理解し、対応策を身につけておく必要があります。

コミュニケーションの重要性を理解する

時間管理を意識する

スキルの向上と環境整備をする

オンライン秘書には、業務に必要なスキルを常に更新すること、安定したIT環境があることが求められます。

報酬と評価を客観的視点で見る

自身のスキルや価値を過大評価、過小評価することなく客観的に判断し、適した契約をすることが大切です。

収入を安定させるポイント

オンライン秘書として、一定額の収入を継続的に得るためのポイントを解説します。

スモールスタート

自分のスキルや状況に合わせて、できる案件からスタートします。スキルアップしながら業務範囲を広げて、業務量を増やしていくといいでしょう。スタート時に無理をして受注してしまい、完遂できないよりも、少しずつ業務を増やして実績と信用を重ねていくほうが、継続的な業務受注につながります。

顧客分散とリピート

顧客に仕事ぶりが評価されると単発で終わらず、継続的な受注につながります。安定的な収入を継続的に得たい場合は、リピートや長期契約の案件を受注しましょう。ただし、継続案件に絞って顧客を少なくしすぎると、その案件がなくなった場合のリスクが大きくなります。複数の案件を抱えるようにしてリスクヘッジをしておくことも、収入の安定に効果的です。

得意分野を作る

オンライン秘書として基礎的な業務ができるようになると、専門分野、得意分野を持っていることが業務拡大につながります。経理スキル、語学力、特定業界での勤務実績など知識、経験、資格が多いと武器になります。

「オンライン秘書」で自分らしく働こう

「オンライン秘書」の定義は幅広く、業務内容は多岐に渡ります。

自分のスキルや得意分野を活かしながらリモートで働くことが可能になるので、柔軟な働き方を希望する人の選択肢の一つとなります。興味がある方はぜひ、スモールスタートから取り組んでみてください。